Рекомендации Работодателю по включению сервиса 1С:Кабинет сотрудника в кадровый документооборот

Для формализации использования Сервиса 1С:Кабинет сотрудника Работодателям в целях соблюдения требования трудового законодательства следует:


1. Включить в Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР)

1.1. следующий пункт:

Работнику при приеме на работу создается:

  • корпоративная электронная почта в домене (указать адрес домена).  Логин генерируется работником подразделения, ответственным за внутреннюю автоматизацию, либо средствами автоматизированной информационной системы, а пароль создается Работником самостоятельно. При увольнении Работника логин блокируется и/или аннулируется.  

Корпоративная электронная почта, а также рабочий компьютер Работника может использоваться только для работы, а не для личной переписки.

  • создается доступ в автоматизированные информационные системы (далее - АИС), в т.ч. к сервису 1С:Кабинет сотрудника. Логином для регистрации и входа АИС, включая сервис 1С:Кабинет сотрудника, является логин (левая часть корпоративной электронной почты до значка @) корпоративной электронной почты, пароль создается Работником самостоятельно;
  • создается доступ на корпоративный портал (указать адрес). Логином для регистрации и входа на корпоративный портал является логин (левая часть корпоративной электронной почты до значка @) корпоративной электронной почты, пароль создается Работником самостоятельно).

Действия, выполняемые Работником и Работодателем через корпоративную электронную почту, АИС, включая сервис 1С:Кабинет сотрудника, корпоративный портал под своим логином и паролем, считаются действиями, аналогичными совершаемым в рамках бумажного документооборота с использованием простой электронной подписи, в т.ч, но не ограничиваясь:

  • поручения, выдаваемые Работнику или Работником, приравниваются к письменным распоряжениям, обязательным к исполнению адресатами поручений;
  • действия по созданию и обработке документов с использованием простой электронной подписи приравниваются к аналогичным действиям, совершаемым в рамках бумажного документооборота.
  • действия по визированию (согласованию) и подписанию (утверждению) проектов документов с использованием неквалифицированной электронной подписи приравниваются к аналогичным действиям по визированию (согласованию) и подписанию (утверждению) проектов документов собственноручной подписью Работника;
  • комментарии, суждения, заключения, решения, размещаемые в ходе процессов согласования, рассмотрения и утверждения документов, равнозначны комментариям, суждениям, заключениям, решениям, фиксируемым на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью уполномоченного Работника;
  • подтверждение ознакомления Работника с распоряжениями Работодателя считается аналогом ознакомления, проведенного в письменной форме под подпись.

1.2Включить в раздел «Обязанности Работника»:

В обязательном порядке знакомиться со всеми письмами и вложениями в них, поступающими Работнику на корпоративную электронную почту и/или в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, от непосредственного руководителя, руководителя структурного подразделения, работника, ответственного по кадрам или с корпоративного портала.

1.3. Включить в раздел «Права Работодателя»:

Взаимодействовать с Работником в рамках трудовых отношений через корпоративную почту Работника, корпоративный портал и АИС, включая сервис 1С:Кабинет сотрудника, в т.ч. направлять Работнику на корпоративную почту или сервис 1С:Кабинет сотрудника сообщения о размещении в АИС или на корпоративном портале локальных актов, приказов и распоряжений Работодателя, непосредственно связанных с трудовой деятельностью Работника, или направлять указанные документы Работнику непосредственно на корпоративную почту.

1.4. В локальном акте, которым регулируется порядок выдачи расчетного листка (ПВТР, Положение об оплате труда или отдельный приказ, имеющий статус локального акта) указать:

Расчетный листок предоставляется Работнику в электронном виде через сервис 1С:Кабинет сотрудника.

 

Комментарий автора: Как указал Роструд в Письме от 18.03.2010 № 739-6-1, порядок выдачи расчетных листов, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не установлен, поэтому такой порядок может быть закреплен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка. Минтруд России, в свою очередь, полагает, что извещение Работника о составных частях заработной платы посредством отправки ему расчетного листка по электронной почте, если такой порядок предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте, не нарушает положения ст. 136 ТК РФ (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). В судебной практике также имеются примеры, когда уведомление Работника о составных частях заработной платы по электронной почте признавалось надлежащим исполнением требований ст. 136 ТК РФ (Определение Московского городского суда от 12.05.2017 № 33-17642/2017).

 

Расчетный листок выдается Работнику по форме, сформированной программой, используемой Бухгалтерией Общества при расчете, начислении и перечислении заработной платы/утвержденной Работодателем (форма Расчетного листка – Приложение № 1 к настоящему Положению).


 Комментарий автора: В соответствии со ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается Работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Форма расчетного листка может быть утверждена отдельным приказом Работодателя. Например, в приказ можно включить следующую формулировку:

«В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ утвердить форму расчетного листка по форме, сформированной программой, используемой бухгалтерией Общества» (форма Расчетного листка - Приложение № 1 к Приказу). Бухгалтерии использовать форму расчетного листка в целях извещения Работника о заработной плате согласно ст. 136 ТК РФ». 


Чтобы получать расчетный листок в бумажном виде, Работник подает заявление в Бухгалтерию Общества с просьбой выдать документ. Форма заявления утверждена в Приложении № 2 к настоящему Положению. Также работник дает согласие на обработку сведений, содержащих персональные данные.

При получении расчетного листка в бумажном виде подтверждением получения Работником расчетного листка является подпись Работника в журнале на выдачу расчетных листков. Если Работник не подал заявление о получении расчетного листка в бумажном виде, он получает расчетный листок в электронном виде через сервис 1С:Кабинет сотрудника.

1.5. Включить в ПВТР следующий пункт в разделе, посвященном трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности:

Работодатель обязан предоставить Работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящими Правилами и ТК РФ на Работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного Работодателя способом, указанным в заявлении Работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у Работодателя), поданном в письменной форме или направленном с корпоративной почты Работника по адресу электронной почты Работодателя (указать e-mail), а равно направленным Работником через сервис 1С:Кабинет сотрудника в рамках используемой у Работодателя АИС.


2. В трудовом договоре следует отразить следующее:

2.1. В разделе «Права и обязанности Сторон»:

В пункте «Работодатель имеет право» указать:
Взаимодействовать с Работником в рамках трудовых отношений через корпоративную почту Работника, в т.ч. направлять Работнику на корпоративную почту или через Сервис 1С:Кабинет сотрудника сообщения о размещении в АИС или на корпоративном сайте локальных актов, приказов и распоряжений Работодателя, непосредственно связанных с трудовой деятельностью Работника, или направлять указанные документы Работнику непосредственно на корпоративную почту;

В пункте «Работник обязуется» указать:

  • выполнять свою трудовую деятельность (должностные обязанности, взаимодействие со структурными подразделениями компании) через внедренные у Работодателя автоматизированные информационные системы (далее - АИС), включая Сервис 1С:Кабинет сотрудника, в т.ч. вовремя проходить обучение использования систем в целях выполнения своих должностных обязанностей. Логином для входа в АИС является логин (левая часть корпоративной электронной почты до значка @) корпоративной электронной почты;
  • в обязательном порядке знакомиться со всеми письмами и вложениями в них, поступающими Работнику на корпоративную электронную почту или в Сервисе 1С:Кабинет сотрудника от непосредственного руководителя, руководителя структурного подразделения, работника, ответственного по кадрам или с корпоративного портала https://xxx.ru. Логином для регистрации и входа на портал является логин (левая часть корпоративной электронной почты до значка @) корпоративной электронной почты либо «домен/логин»;
  • самостоятельно знакомиться с локальными актами, приказами и распоряжениями Работодателя, которые направлены Работнику на корпоративную электронную почту, размещены в АИС, включая Сервис 1С:Кабинет сотрудника, или на корпоративном портале https://xxx.ru.


2.2. В разделе «Ознакомления» указать:

Я ознакомлен(а) со следующей информацией:

Дата

Подпись

Моя корпоративная почта

abc@xxxx.ru

 

 

Мой логин для всех видов, используемых работодателем АИС, включая Сервис 1С:Кабинет сотрудника, и корпоративного портала https://xxx.ru

 

 

 

Работодателем используются следующие виды АИС

 

 

 

 

3. В получаемом от Работника согласии на обработку персональных данных указать напротив тех данных, которые включаются в личный кабинет Сервис 1С:Кабинет сотрудника, следующие цели использования: 

3.1. включение в АИС, включая Сервис 1С:Кабинет сотрудника, для возможности просмотра всеми сотрудниками Работодателя (общая база данных);
3.2. включение в АИС, включая Сервис 1С:Кабинет сотрудника, для возможности просмотра только мной и сотрудниками Работодателя, имеющими право обрабатывать персональные данные (бухгалтерия, отдел кадров).

 

 

 

Библиотека решений Сервиса 1C-Право

Справка подготовлена  специалистами  юридической службы 1С-Рарус 

Руководителем Юридической службы Пановой Е.Г. 

12.11.2020 г.

Оценить документ: