Переход на электронные трудовые книжки: обязанности работодателя

18 Сентября 2020
197

В предыдущей статье вы узнали с чего начать переход на электронные трудовые книжки. В этой статье мы расскажем об обязанностях работодателя и существующих регламентах фиксации перехода на ЭТК.

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя формировать «электронные трудовые книжки» (если точнее, сведения о трудовой деятельности) в электронном виде и право (возможность) работника выбрать между бумажным и электронным документом.

Переход к новому формату сведений о трудовой деятельности.

Переход к новому формату сведений о трудовой деятельности для всех работающих граждан является добровольным и только с согласия работника, за исключением тех граждан, которые впервые устраиваются на работу после 31.12.2020 года (все их сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки).

Все остальные работники до 31.12.2020 года включительно имеют право сделать выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо в новом формате ведения трудовой – электронном. Шаблоны заявлений:

Работнику, который выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, работодатель:

1. Делает соответствующую запись в трудовой книжке.

«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)". (см. п. 4 Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 г. N 14-2/В-150 и ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ);

2. Выдает трудовую книжку на руки.

В законе не установлен срок, в который работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику. Минтруд высказывал по этому вопросу разные позиции: в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150 рекомендуется выдать в день, когда работник подаст заявление о ведении электронной трудовой, в письме от 13.03.2020 № 14-2/В-260 - не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником по аналогии со ст. 62 ТК РФ.

Хотим заметить, что работник, принявший решение о переходе на электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности и подавший письменное заявление работодателю, лишается возможности перехода обратно к бумажным трудовым книжкам.

Законодательством на сегодня не установлено право работника передумать и забрать, аннулировать и изменить заявление о согласии на ведение ЭТК, если работодатель уже внес необходимую запись в трудовую книжку и/или передал соответствующие сведения в Пенсионный фонд РФ.

При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, может в любой момент передумать и отказаться от ее ведения (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Для работников, не имевших возможности до 31.12.2020 года включительно подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, предусматривается возможность сделать это в любое время и позже указанной даты (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Выдача работнику сведений о трудовой деятельности.

Согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан выдавать работникам по их заявлению сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя (Сведения по форме СДТ-Р):

  • поданном в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении в день прекращения трудового договора.

Заявление подается работником в письменной форме или направляется в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя. Способы передачи сведений указываются в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

В выдаваемые работнику по его заявлению сведения по форме СТД-Р следует включать сведения о работнике за весь период работы у работодателя (с даты приема по дату запроса), а не только начиная с последнего актуального на 01.01.2020 г. события, как это предполагается при первоначальной подаче сведений по форме СЗВ-ТД.

Шаблон документа: Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Обращаем внимание, что согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ данная обязанность работодателя распространяется только на работников, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работники, на которых ведется бумажная трудовая книжка могут запросить данные сведения в ПФР, МФЦ или с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг.

См. данное разъяснение в письме Минтруда России от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465.

Законом прямо не урегулирован вопрос об обязанности выдачи сведений по форме СДТ-Р совместителям. Рекомендуем выдавать им такие сведения, так как на совместителей трудовые книжки по закону не ведутся, а значит, такие работники не подпадают под исключение, установленное ч. 5 статьи 66.1 ТК РФ.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.

Понравилась статья?

Напишите на info@1c-pravo.ru материалы на какие юридические темы будут вам интересны.